SweetMail – Flexible eMail-Gestaltung
oder: Signaturen, Templates, Ordner-Voreinstellungen

Es ist noch gar nicht soo lange her, da konnten eMail-Clients noch in die Waagschale werfen, wenn sie mit mehreren Accounts umgehen konnten. Heutzutage eine Selbstverständlichkeit, denn wer hat schon lediglich eine eMail-Adresse? – Einen Account für private Mails; einen für berufliche; und einen als »Spam-Fänger« für Seiten, die eine eMail-Adresse für eine wie auch immer geartete Anmeldung erfordern...
Wenn man die diversen Accounts mit ein und demselben Mailer verwaltet, möchte man sie vielleicht die Möglichkeit haben, sie Account-spezifisch zu gestalten.

Das beherrscht SweetMail mit Bravour, denn die Verwaltung von unterschiedlichen Signaturen, Templates (Vorlagen) und Ordner-Voreinstellungen sind ein leichtes.
 

Signaturen

Signaturen sind »Fußzeilen« von eMails, in denen gerne Informationen wie Verweise auf die eigene Website, Telefon- und Faxnummern oder das persönliche Lebensmotto untergebracht werden.
In SweetMail lassen sich mehrere Signaturen festlegen, die man entweder über Templates (s.u.) für bestimmte Zwecke definiert oder manuell beim Schreiben der Mail festlegt. Eine Signatur ist auf Wunsch auch in der jeweiligen Mail noch editierbar, so kann man ggf. in einer bestimmten Mail noch weitere Informationen in die Signatur übernehmen – oder auf andere verzichten.

Templates

Templates sind komplette Vorlagen für eMails. In ein Template kann man z.B. die gewünschte Absenderadresse oder weitere Header-Informationen übernehmen, die Standard-Signatur festlegen oder auch die Anrede vorbereiten.

Für Antwort- oder weitergeleitete Mails kennt SweetMails Template-Editor spezielle Reply- und Forward-Modi. Hier bietet sich an, Platzhalter für z.B. die Absenderadresse sowie Datum und Uhrzeit der ursprünglichen Mail ins Template zu übernehmen.

 
Wie in der obigen Grafik zu sehen, lassen sich beim Editieren eines Templates diverse Platzhalter, sog. Macros einfügen. In der nebenstehenden Grafik sind die verfügbaren Macros aufgelistet – das meiste davon dürfte selbsterklärend sein.
Ein kleines Gimmick verbirgt sich hinter der Option Fortune: SweetMail hat einen Vorrat an »Fortune Cookies«; kleinen, mehr oder weniger weisen Sprüchen, wie man sie aus den Glückskeksen im asiatischen Restaurant kennt. An der Stelle des Fortune-Macros wird in der fertigen Mail ein zufällig ausgewählter Spruch aus diesem Vorrat präsentiert...

Beim Anlegen einer neuer Mail, beim Antworten oder Weiterleiten lässt sich optional auswählen, welches Template benutzt werden soll. Die manuelle Auswahl hat dabei Vorrang vor der allgemeinen Voreinstellung – oder der jeweiligen Ordner-Voreinstellung...
 

Ordner-Voreinstellungen

Für die diversen Ordner (oder Mailboxes in der englischen Version), die man in SweetMail anlegt, lassen sich spezielle Voreinstellungen treffen, welche die allgemeinen Voreinstellungen des Programms überschreiben.
Die Ordner-Voreinstellungen werden jeweils aktiv, wenn man im geöffneten Fenster eines Ordner die entsprechende Aktion (also z.B.: »neue Mail« oder »Antworten«) auswählt.

 
Für das Schreiben von eMails (den »Composer«) lassen sich die Header-Informationen für Absender, Empfänger, Kopie und Blindkopie voreinstellen.
Diese Einstellungen haben ggf. Vorrang vor einem programmweiten oder an den Ordner gebundenem Template.

 
Für jeden Ordner kann man eigene Templates einstellen. Äußerst nützlich, wenn man beispielsweise sowohl private, als auch berufliche Das erspart das manuelle Auswählen des richtigen Templates für den richtigen Zweck.

 
Mails, die noch nicht verschickt wurden (Entwürfe/Drafts) sichert SweetMail wie jeder andere eMail-Client in einer speziellen »Outbox«.
Sobald sie erfolgreich verschickt wurden, können sie in einen anderen Ordner verschoben werden – nur wohin? Man kann natürlich einen Default-Ordner vorgeben (z.B. »Verschickt«), aber die Mailbox-Voreinstellung kann dafür sorgen, dass die verschickten Mails direkt dahin gelangen, wo sie hingehören. Und man kann auch noch entscheiden, ob definierte Filter dabei aktiv werden.

 
SweetMail kann sich bemühen, Werbung aus eMails auszublenden, wie man sie z.B. von diversen Mailinglisten kennt. Diese Option sollte man allerdings mit Vorsicht einsetzen, da es passieren kann, dass auch inhaltlicher Text plötzlich versteckt wird.

 
Ebenfalls aus Mailinglisten ist bekannt, dass Teile des Betreffs in eckige Klammern gesetzt werden, z.B. [sweet-mail] in der SweetMail-Mailingliste. Diese können ausgefiltert werden – denn wenn man für eine Mailingliste einen eigenen Ordner hat, braucht man diese Anzeige eigentlich nicht...
Leider funktioniert das in SweetMail nur, wenn die eckigen Klammern am Anfang der subject-Zeile stehen. Bei einem Betreff wie Re: [sweet-mail] Foo Bar wird der Text nicht ausgefiltert. Man kann trefflich darüber streiten, ob das wirklich ein Nachteil ist...
Besitzer langsamerer Rechner werden sich darüber freuen, dass es möglich ist, das Inhaltsverzeichnis bestimmter Ordner nicht direkt beim Programmstart einzulesen – was allerdings die Option Sleep Mode bewirkt, habe ich bisher noch nicht herausfinden können.
 
 
 

Zusammenfassung

Auf den ersten Blick mag das alles ein wenig verwirrend sein – aber eigentlich ist das Prinzip recht einfach: Die manuelle Auswahl (eines Templates, einer Signatur...) überschreibt stets die Ordner-Voreinstellung, die wiederum stärker ist als die allgemeine Voreinstellung. Außerdem sei gesagt, dass man natürlich nicht gezwungen ist, mehrere situationsabhängige Voreinstellungen zu treffen; wenn man will, kommt man auch mit einer Voreinstellung zurecht, die dann immer benutzt wird.

Ich finde es aber sehr schön, dass SweetMail diese umfangreichen Möglichkeiten bietet.
Obwohl ich zugeben muss, dass ich viele davon bis vor kurzem gar nicht genutzt habe – erst im Zuge der Vorbereitungen für diesen Artikel habe ich einige Optionen für mich entdeckt. Seitdem nutze ich sie aber um so lieber...
 

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